2022年１月１日に施行された改正電子帳簿保存法のもと、設けられた猶予期間が2023年12月31日までとなっており、翌１月１日以降、電子取引情報の電子保存が義務化され、紙で保存することが出来なくなります。
小さな零細企業や個人事業主も含めて、全ての事業者がこの制度改正の対象になりますので、法令を遵守し、この制度改正に対応しなくてはならないことは当然ですが、小規模事業者であれば人やお金の面で、余裕の無いところも多いと思われます。
この間、電子帳簿保存法だけでなく、インボイス制度が2023年10月1日からスタートするということで、両制度への対応はかなりの負担感になっているかと思われます。
ところが、ネットで電子帳簿保存法について調べようとすると、完全にペーパーレスに移行しなくてはならないとか、それなりのコストがかかるシステム導入が必須などと、誤解を招くような情報をよく見かけますが、決してそんなことはありません。
弊社も零細企業の１つですが、面倒そうだと思い対応が遅れていましたが、いよいよタイムリミットが近づいたということで、あらためて本腰を入れて調べ、一通り理解したうえで対応しました。
そこで、電子帳簿保存法に対応しつつ、極力コストと手間に抑えたいという視点から、零細企業や個人事業主が最低限対応しなければならないことを、なるべくわかりやすく整理してみました。
１．最低限やらなくてはならないことは、電子取引情報の電子保存だけ
改正電子帳簿保存法では、大きく分けて、電子取引、電子帳簿・電子書類、スキャナ保存という３つの制度について変更がありましたが、義務化されたのは、電子取引に関する電子データの保存だけで、他の２つは義務ではありません。
ですので、紙でやりとりした書類、例えば紙で受け取ったレシートなどは、これまで通り紙のまま保存しておいても構いません。
- 電子取引
-
メールやインターネットを介してやり取りした取引情報に関するデータ（＝電子取引情報）の保存について、電子データで保存することが義務づけられた。
⇒従来認められていた電子データを印刷して保存することが、不可となる。
- 電子帳簿・電子書類
-
会計ソフト等パソコンを使用して帳簿や取引書類を作成し、印刷せずに電子データのまま保存することが可能になった。
⇒制度改正以前には必要だった、事前の税務署への届出が不要になった。
- スキャナ保存
-
紙で取引したものを、スキャナ等を使って画像データ化して保存することが可能になった。
⇒スキャン保存されていれば（保存要件を満たすもの）、紙の取引関係書類を保存しておく義務がなくなった。
電子取引とはどのようなものが該当するか？
従来から保存が義務づけられている国税関係書類のうちの取引関係書類、具体的には、契約書、請求書、見積書等について、インターネットやEDI、電子メール等によって電子的に取引したもので、受信と発信の双方のものが該当します。
もちろん、これらの電子取引に該当するものが一切無いならば、電子保存も義務ではありませんが、様々な取引の電子化が急速に進む中で、どのような業種や業態であっても、電子取引情報の電子保存だけは避けて通れないでしょう。
国税庁パンフレット
国税庁パンフレット「電子取引データの保存方法をご確認ください」
- 保存すべき電子データは？
◆紙でやりとりしていた場合に保存が必要な情報が含まれる電子データ
（例）請求書、領収書、契約書、⾒積書など
※受け取った場合だけでなく、送った場合についても保存が必要です。
※例えば、電子メールの本⽂・添付ファイルで請求書に相当する情報をやりとりした場合や、WEB 上でおこなった備品等の購⼊に関する領収書に相当する情報がサイト上でのみ表示される場合には、それぞれの電子データを保存する必要があります（PDF やスクリーンショットによる保存も可）。
電子帳簿保存法
（定義）
第二条
五 電子取引 取引情報（取引に関して受領し、又は交付する注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類に通常記載される事項をいう。以下同じ。）の授受を電磁的方式により行う取引をいう。
電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律
どのように電子保存しなくてはならないか？
以上のような電子取引情報を、例えばパソコンに保存しておけば、それだけでよいのかというと、そうではありません。以下の保存要件を満たす必要があります。
これまでの紙の書類での保存の時は無かった要件が、電子化されるとなぜ新たに課されるのかについては、紙よりも電子データの方が改ざんが容易だという認識らしいです。
そのため、改ざん防止のための措置や、税務調査が入った時のための検索可能などの要件を満たす必要があります。
国税庁パンフレット
国税庁パンフレット「電子取引データの保存方法をご確認ください」
- どのように保存する必要があるのか？
◆改ざん防止のための措置をとる
「タイムスタンプ付与」や「履歴が残るシステムでの授受・保存」といった方法以外にも「改ざん防⽌のための事務処理規程を定めて守る」でも構いません。◆「⽇付・⾦額・取引先」で検索できるようにする
専⽤システムを導⼊していなくても、①索引簿を作成する方法や、②規則的なファイル名を設定する方法でも対応が可能です。※ ２年（期）前の売上が1,000 万円以下であって、税務調査の際にデータのダウンロードの求め（税務職員への提示等）に対応できる場合には、検索機能の確保は不要です。
◆ディスプレイ・プリンタ等を備え付ける
２．電子帳簿保存法に対応したシステムやソフトウエアを新たに導入しなくてはならないか？
改ざん防止や検索可能という保存要件を満たすにはどうしたらよいかと、ネットで電子帳簿保存法について調べようとすると、上位にこれらのシステムを提供する事業者のサイトばかりが並んでいて、あたかもこれらのシステム導入は必須であるかのように思われるかもしれませんが、必ずしもそうではありません。
改ざん防止のための措置は、事務処理規程を定めていればよい
改ざん防止については、タイムスタンプの付与等の方法がありますが、「改ざん防止のための事務処理規程を定めている」だけでも構わないとのことで、その規程のひな形が国税庁ＨＰに公表されています。
これを見ると実にシンプルなものなので、特に個人事業者用は、訂正削除の原則禁止と、訂正削除する場合に訂正・削除の書類作成等による履歴の確認ができるようにする、この２つの事項だけです。これをほぼそのまま、名前等を変更して、自らの規定にできるのではないかと思います。
検索機能の確保は、売上1,000万円以下の場合は必須ではない
日付・金額・取引先での検索機能の確保については、売上が1,000万円以下で、税務調査の際にデータのダウンロードの求めに応じられる場合は不要だとされています。要は、売上規模の小さい零細企業や個人事業者の救済措置で、取引件数も少なく、税務調査にきちんと応じられるのならば良い、ということだと思います。
ただ、「データのダウンロード」という表現にひっかかります。あたかもクラウドシステムを利用するのが当たり前のような書き方ですが、零細企業や個人事業者では、パソコンに保存している場合も多いのではないでしょうか。
逆に、どうせクラウドシステムを利用するならば、保存要件を満たしたクラウドシステムを利用すべきではないでしょうか？
簡易な検索機能でもＯＫ
売上が1,000万円以上、または税務調査の際に税務職員の求めに応じたデータの提示に不安がある場合、簡易な検索機能でもよいとされています。
要は、検索項目である「日付」「金額」「取引先」の項目があるエクセルの一覧表を作成しておくか、ファイル名にこの項目を付けておけばよいということです。
以下のいずれかの方法でも、検索機能を確保していることになります。
◆表計算ソフト等で索引簿を作成する方法
表計算ソフト等で索引簿を作成しておくことで、表計算ソフト等の機能を使って検索する方法です。
◆規則的なファイル名を付す方法
データのファイル名に規則性をもって「日付・金額・取引先」を入力し、特定のフォルダに集約しておくことで、フォルダの検索機能が活⽤できるようにする方法です。
国税庁パンフレット「電子取引データの保存方法ご確認ください」
３．無料のクラウドシステムでタイムスタンプや検索も楽に
以上のように、特にシステムを導入する必要はありません。しかし、少し面倒そうだし、検索など使い勝手は悪そうですね。
逆に言うと、タイムスタンプの付与が出来るなら、むしろその方が楽かも知れません。
タイムスタンプの付与が無料でできるサービスも
そこでお奨めなのが、無料と費用負担ゼロで利用することができ、しかもタイムスタンプや検索機能など、電子帳簿保存法に対応したクラウドシステムを利用することです。
電子帳簿保存法に対応したクラウドシステムは、いくつかタイプがありますが、ここでは必要なのは取引情報の電子保存ですので、電子保存専用タイプです。
無料で使えるものや、総務大臣の認定を受けたタイムスタンプの付与も可能なものなど、サービス内容は様々ですので、無料のプランで試してみるなど、比較検討して合ったサービスを選択してみるのがよいでしょう。
このサービス以外には、電子帳簿保存法に対応した、電子データの保管と検索機能を有した、実用に耐えうる無料のサービスは見あたりません。おそらく、サービス提供事業者側からすれば、無料プランから有料プランへの誘導が狙いだと思いますが、取引件数の少ない小規模事業者の場合は、無料プランのままで十分事足りると思います。
クラウドシステムを利用するならば、併せてスキャナ保存も
繰り返しますが、紙の取引書類のスキャナ保存は義務ではありません。ですが、もし、電子取引のために、上記の無料クラウドシステムを利用するならば、併せてスキャナ保存も利用した方が、取引情報を一元化できるので、その方が効率的です。
スキャナ保存について、ここでは詳しく解説しませんが、電子取引とは異なる要件等が定められていますので、国税庁のＨＰ等でご確認下さい。
発行する書類にタイムスタンプを付与して送付もできる
電子保存が義務化された取引関係書類には、取引相手から受領したものだけではなく、自己が作成し、取引相手にメール等電子的に送付した見積書や請求書などの控えも含まれます。
自己が作成した書類（控え）の保存については、タイムスタンプを付与する義務はありませんが、発行者側がタイムスタンプを付与した後に取引相手に送付した場合は、受領側でのタイムスタンプの付与は不要になります。
４．まとめ：個人事業主等の小規模事業者は電子帳簿保存法対応のためにムダなコストをかけるべきでない
個人事業主や零細企業等の小規模事業者にとって、今回のような電子帳簿保存法の改正やインボイス制度の開始は、これらに対応しても、売上が増えることには繋がらず、ただ負担やコストが増えるだけという、非常に厳しいものです。
これらの制度改正を商機と見ている業者も多く、あたかもコストをかけて何らかのサービスを導入しないと、制度対応できないかのように営業をかけてきます。
だからこそ、制度をよく理解したうえで、正しく法令を遵守し、ムダなコストをかけずに効率的に制度対応することが大切です。
今回義務化された「電子取引情報の電子保存」は、必ずやらないといけませんが、コストをかけて何か特別なシステムを導入する必要はありません。
ただし、件数や機能が限定されるものの、無料で利用できるサービスもありますので、低コストで業務を効率化することも、有効な選択肢と言えるかと思います。
最後に、繰り返しになりますが、ポイントを３つに絞って挙げておきます。
コメント