2022年１月１日に施行された改正電子帳簿保存法のもと、設けられた猶予期間が2023年12月31日が迫っています。
電子取引情報については、電子データとして保存することが義務となりますが、電子データとして保存しておけばよいわけではなく、法令で定められた保存要件を満たす必要があります。
法令の保存要件を満たすための１つの方法がタイムスタンプを付与することです。馴染みの無い人にとっては、そもそもタイムスタンプって何？ どうすればいいの？ 無料でできるの？ などといった疑問を持つ方も多いと思いますので、順に説明していきます。
この記事では特に、小規模な事業者を想定して、電子帳簿保存法に対応しつつ、無料でタイムスタンプを付与できないかという視点にたって、整理しています。
なお、先に言っておきますが、最低限法令遵守するだけなら、タイムスタンプは必須ではありません。詳しくは以下のリンクをご覧下さい。
１．タイムスタンプとは
タイムスタンプとは、電子文書が作成された日付と時刻を記録する仕組みです。
タイムスタンプは、信頼できる第三者である時刻認証局が文書にスタンプを付与することで、その日時に、電子文書が存在していたこと、そしてその日時以降に改ざんされていないことを証明することができます。
例えば、従来のような紙の文書であれば、契約者本人の署名や押印などが証拠となり法的効力を持ちます。しかし、電子データは痕跡を残さずに簡単に改ざんすることも可能なため、電子データの信頼性と安全性を担保するために、タイムスタンプを付与することで、証拠となり法的効力を持つことが、電子帳簿保存法で定められました。
ITに詳しくない人間にとっては、痕跡を残さずにデータを改ざんすることは、決して簡単なことではないのですが、ここは簡単だということで、一旦そう受け止めておきましょう。
タイムスタンプサービスの仕組み
タイムスタンプサービスは、タイムスタンプを発行する時刻認証局(ＴＳＡ:Time-Stamping Authority)が信頼できる第３者(TTP:Trusted Third Party)であることに基づいており、次のとおり、タイムスタンプの①要求⇒②発行⇒③検証の３つの過程で構成されます。
電子データから固有の「ハッシュ値」を取得し、これをＴＳＡに送信します。
ハッシュ値とは電子データごとに異なる固有の文字列で、電子データが１文字でも変更（改ざん）すると、ハッシュ値も別の固有な値に変化します。
ＴＳＡが受け取ったハッシュ値に、偽造できない仕組みを持つタイムスタンプトークンを付与して、利用者に送信します。これを利用者が保管することで、タイムスタンプとして利用できます。
ちなみに、ハッシュ値から元の電子データを逆演算して再現することはほぼ不可能ため、利用者は元の電子データの内容を知られることなく、タイムスタンプを取得することができます。
元となる電子データからハッシュ値を計算し、それとタイムスタンプに含まれているハッシュ値と比較することで、一致していれば元となる電子データがタイムスタンプに含まれている時刻以降改ざんされていないことを証明できます。
２．タイムスタンプの要件は
タイムスタンプならば何でもよいわけではなく、電子帳簿保存法の要件を満たすには、総務大臣の認定を受けたタイムスタンプ発行事業者が発行するタイムスタンプでなければなりません。
総務大臣による認定を受けた事業者（ＴＳＡ）
令和５年８月現在、以下の３つのサービスが認定されています。
- セイコータイムスタンプ（セイコーソリューションズ株式会社）
- MINDタイムスタンプサービス（三菱電機インフォメーションネットワーク株式会社））
- アマノタイムスタンプサービス3161（アマノ株式会社）
総務大臣の認定を受けていないＴＳＡ（ssl.com）
以上の３つのサービス以外にも、タイムスタンプサービスがあり、例えば、「ssl.com」というタイムスタンプサーバーは無料で使うことができ、Adobe Acrobat Readerで [ツール] ⇒ [証明書] ⇒ [タイムスタンプ] の手順で、完全無料でタイムスタンプを付与することができます。
しかし、ssl.comは、総務大臣の認定を受けていませんので、このタイムスタンプは電子帳簿保存法の要件を満たすことができません。
３．認定タイムスタンプを利用する方法２つの方法
認定タイムスタンプを利用する方法は、総務大臣から認定を受けた３つのタイムスタンプ事業者（ＴＳＡ）と直接契約してサービスを利用する方法と、間接的に、認定タイムスタンプを利用しているサービスを利用する２つの方法があります。
認定ＴＳＡと直接契約する方法
総務大臣から認定を受けたタイムスタンプ事業者（ＴＳＡ）は、上記の３つのいずれかと直接契約してサービスを利用する方法が１つです。
３社とも、年間10万円前後の料金で、タイムスタンプ付与のみのベーシックなサービスをはじめとするサービスを提供しています。この記事では無料にこだわって紹介していますので、それぞれの内容は割愛します。こちらに興味のある方は、それぞれのサイトをご覧下さい。
この３社のうちの１社、セイコーソリューションからは「COMPACT IN」という、無料の「フリープラン」も提供されています。ただし、利用可能な保存件数が月に10件と限定されており、小規模事業者だとしても、あまり実用に耐えないのではないでしょうか？
一方で、このフリープランには電子契約機能も月に５件までなら利用可能であり、併せて考えると検討する価値もあるかもしれません。
間接的に認定タイムスタンプを利用する方法
認定タイムスタンプを利用する方法は、直接契約だけでなく、間接的に認定タイムスタンプを利用しているサービスを利用することもできます。むしろ、こうしたサービスの方が数が多く、タイムスタンプ付与以外の様々な機能を併せ持ったサービスが提供されており、このような付加機能の充実を優先する場合は、選択肢は多くあります。
ただ、電子帳簿保存法の要件を満たすタイムスタンプサービスを使うには、ほとんどが有料です。
様々なサービスが提供されおり、広告やサービス案内では「無料」の文字がやたらと目立ちますが、よく見ると、そのほとんどが、無料のままでは実用には耐えない、あくまでもお試しのトライアル版です。
４．無料で“使える”タイムスタンプサービス
タイムスタンプサービスはほとんどが有料ですが、そんな中から、小規模事業者に限られるとは思いますが、無料かつ実用に耐えうる「firestorageタイムスタンプ」を紹介します。
より多くの件数、あるはより便利な機能を使いたい利用者向けに有料プランも提供されていますが、無料プランでも電子帳簿保存法の要件もクリアでき、小規模事業者ならば、十分使えるサービスだと思います。
とにかく無料ですので、有料サービスに申し込む前に、まずは使ってみることをお奨めします。
| サービス名 | firestorageタイムスタンプ |
|---|---|
| プラン名 | 無料タイムスタンプ |
| 提供会社名 | ロジックファクトリー株式会社 |
| サービス案内サイト | https://firestorage.jp/merchant/timestamplp/ |
| 認定タイムスタンプ | アマノタイムスタンプサービス |
| 会員登録 | 不要 |
| ユーザー数 | 無制限 |
| アップロード件数 | 無制限 |
| ファイル保管 | 無料ストレージ保存有り （件数無制限、容量上限2GB） |
| 検索機能 | 無し （別途有償の「電子帳簿保存オンラインストレージ」有り） |
| ファイル送信機能 | 有り |
firestorageタイムスタンプ
シンプルに、電子データをアップロードし、タイムスタンプを付与するサービスです。
ファイルの保管については、タイムスタンプが付与された電子データをダウンロードして自ら保管するか、firestorageの無料クラウドストレージに保管するかの、いずれかの方法となります。
特に検索システムがありませんので、別途索引簿を作成するか、規則的なファイル名を付して、検索機能を確保する必要があります。
また、その名のとおりストレージサービスが中心のサービスを展開しており、保存したファイルを送信したい場合、URLを発行して相手に伝えることで、相手にファイルを渡すことができます。
別途有償のサービス「電子帳簿保存法オンラインストレージ」も提供されています。
５．まとめ：無料でタイムスタンプ付与と保管・検索するお奨めの方法
繰り返しますが、電子帳簿保存法に最低限対応するだけなら、タイムスタンプは必須ではありません。
しかし、タイムスタンプの付与とファイルの保管と検索が無料で利用できるのならば、ぜひ利用してみることをお奨めします。
また、紙の取引書類のスキャナ保存は義務ではありませんが、義務化される電子取引情報の電子保存のためにタイムスタンプサービスを利用するならば、併せてスキャナ保存も利用した方が、取引情報を一元化できるので効率的です。
この記事では、小規模事業者をを想定して、無料にこだわって紹介しましたが、このほかにも比較的リーズナブルな料金の有償サービスも多くあります。
この機会に、より便利なサービスを利用して業務を効率化したい、あるいは電子保存する書類件数やこの業務に関わる職員数が多いといった場合は、有償のサービスをご検討下さい。
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