電子帳簿保存法　会計ソフトや優良な電子帳簿の対応はどうすべきか

2023年も残りもあとわずかとなっており、電子帳簿保存法への対応はお済みでしょうか？

一定規模以上の企業の多くはすでに対応済みかと思いますが、一方で個人事業主などの小規模な事業者にとっては、まだ対応していない、あるいは対応したつもりだが、これで大丈夫なのか不安といった声も聞かれます。

特に、電子帳簿・電子書類を印刷せずに電子データのまま保存することについては、優良な電子帳簿やJIIMA認証など、非常にわかりにくいものになっていますので、ここであらためて整理してみました。

１．電子帳簿・電子書類に関するルールが緩和

よくある誤解として、2024年1月1日までの改正電子帳簿保存法への対応ということで、会計システムについても、要件等が厳しくなったと受け止めている方が少なくありません。

これを商機と捉えている会計ソフトの宣伝文句が、電子帳簿保存法に完全対応したソフトの導入を促しており、そう誤解させているように思えます。

今回の改正で、会計ソフト等パソコンで作成した帳簿や取引書類を、印刷せずに電子データのまま保存することについては、決して厳しくなったわけではなく、むしろ要件が緩和されました。

具体的には、従来は事前に税務署への届出が必要でしたが、それが不要になりました。

また、使用する会計ソフト等その要件が厳しいものしか認められませんでしたが、その要件も緩和されました。従来の厳しい要件を満たしたものが「優良な電子帳簿」と区分され、その他の要件の緩い「優良以外の電子帳簿」であっても、印刷せずに電子データのまま保存することが可能になりました。

さらには、会計ソフト等で作成した電子帳簿・電子書類についての電子データのみでの保存も、義務化はされていませんので、従来どおり印刷して保存していても構いません。

つまり、電子帳簿・電子書類については、2024年1月1日を境に必ず対応しなければならない義務はありません。印刷せずに電子保存する場合も、従来よりも緩和された要件を満たせば、可能となったのです。

２．現在使っている会計ソフトは、対応しているのか？

まさに、電子帳簿保存法というその名のとおり、会計ソフトで作成する帳簿や書類の保存に関して「電子帳簿保存法対応」と謳っている、新たな会計システムの導入や、最新版へのバージョンアップが必要なのかといった不安や疑問があるかと思います。

2-1．優良以外の電子帳簿でも、事前届出不要、印刷せずに電子データのまま保存が可能

電子帳簿保存法に対応している会計ソフトと言ったときに、「優良な電子帳簿」と「優良以外の電子帳簿」の２種類があり、要件の緩い「優良以外の電子帳簿」であっても、事前の税務署への届出が不要で、印刷せずに電子データのまま保存することが可能です。

「優良以外の電子帳簿」の要件には、会計ソフトとして特に高度な要件は含まれていません。
つまり、世にあるほとんどの会計ソフトが「優良以外の電子帳簿」に該当すると思われます。ただし、会計ソフト以外の、「4．システム関係書類等の備え付け」や「5．ディスプレイやプリンタ等での出力」、「7．電子データのダウンロード」といった要件も併せて整えることで、「優良以外の電子帳簿」に該当することになります。

よって、印刷せずに電子データのまま保存しようとする場合でも、そのために新たな会計システムの導入や最新版へのバージョンアップは、特に必要ないでしょう。

《「優良な電子帳簿」と「優良以外の電子帳簿」の要件》

要件概要			優良な電子帳簿	優良以外の電子帳簿	書類
１．記録事項の訂正･削除を行った場合には、これらの事実及び内容を確認できる電子計算機処理システムを使⽤すること			〇	ー	ー
２．通常の業務処理期間を経過した後に入力を行った場合には、その事実を確認できる電子計算機処理システムを使⽤すること			〇	ー	ー
３．電子化した帳簿の記録事項とその帳簿に関連する他の帳簿の記録事項との間において、相互にその関連性を確認できること			〇	ー	ー
４．システム関係書類等（システム概要書、システム仕様書、操作説明書、事務処理マニュアル等）を備え付けること			〇	〇	〇
５．保存場所に、電子計算機、プログラム、ディスプレイ、プリンタ及びこれらの操作マニュアルを備え付け、記録事項を画面･書面 に整然とした形式及び明瞭な状態で速やかに出力できるようにしておくこと			〇	〇	〇
６．検索要件	①取引年⽉日、取引金額、取引先により検索できること		〇	ー	ー※3
	②日付又は金額の範囲指定により検索できるこ		〇※1	ー	ー※3
	③２以上の任意の記録項目を組み合わせた条件により検索できるこ		〇※1	ー	ー
７．税務職員による質問検査権に基づく電子データのダウンロードの求めに応じることができるようにしておくこと			〇※1	〇※2	〇※3

３．優良な電子帳簿に対応した方がよいのか？

3-1．優良な電子帳簿に対応しているかの確認

「優良以外の電子帳簿」でも、印刷せずに電子データのまま保存が可能だとしても、使用している会計ソフトが「優良な電子帳簿」に対応しているのならば、より安心できるかもしれません。

お使いの会計ソフトが最新バージョンならば、まず「優良な電子帳簿」に対応している可能性が高いと言えます。

「優良な電子帳簿」に対応している場合、製品のパッケージやマニュアルなどに、明確に「優良な電子帳簿に対応」あるいは「JIIMA認証」といった記載や下のロゴが表示されている思われます。

あるいは、JIIMA（公益社団法人日本文書情報マネジメント協会）のサイトに、認証を受けた電子帳簿ソフトの一覧が掲載されていますので、ここに掲載されていれば、「優良な電子帳簿」に対応していることになります。

JIIMA認証とは

JIIMAでは、市販されているソフトウェアやソフトウェアサービスが電子帳簿保存法（電帳法）の要件を満たしているかをチェックし、法的要件を満たしていると判断したものを認証しています。JIIMA認証を取得したソフトウェア、ソフトウェアサービスを適正に使用することで、電帳法を深く把握していなくても法令に準拠して税務処理業務を行うことができます。

なお、認証を受けた製品は、パッケージや紹介ページに認証ロゴを使用することができるので、簡単に見分けることができます。

令和3年度電帳法改正とJIIMA認証

これまで企業による電子での帳簿保存は税務署への承認申請が必要でしたが、令和3年度電帳法改正によりこれが不要となることで、民間企業のデジタル化が加速されることが予想されます。その反面、保存する電子データに関連して改ざん等の不正が発覚した場合は、重加算税を10％加重するなど、納税者側に適正な形でのデータ保存が強く求められるようになりました。
さらに、今後主流となる電子取引の取引情報の保存については、施行日以降に電子取引を行った場合、当該取引情報を何らかの形で電帳法の要件に正しくしたがって、電子データで保存することが義務付けられることになりました。
このように、電子データによる商取引の保存・管理については簡易になった反面、罰則はより厳しくなる中で、JIIMA認証を取得したソフトウェア・ソフトウェアサービスを利用することは、リスク回避に有効だと考えられます。

公益社団法人日本文書情報マネジメント協会

3-2．優良な電子帳簿に対応するメリットは

優良以外の電子帳簿でも、印刷せずに電子保存することが可能ならば、優良な電子帳簿に対応した時のメリットはなんでしょうか？

優良な電子帳簿に対応した場合、過少加算税の軽減措置として、申告漏れがあった場合でも、その申告漏れに課される過少申告加算税が５％軽減される措置を受けられます。

ただ、この措置が大きなメリットかというと、やや疑問ではあります。

それでも、会計ソフトをすぐに対応済みのものに換える必要性は低くとも、何年かに一度はバージョンアップ等の対応の必要があるかと思います。その際に、優良な電子帳簿に対応した製品を導入すればよいかと思います。

４．結局、会計ソフトはどうすればよいのか？

4-1．特に何もする必要ない、不安なら従来どおり印刷して保存しておけばよい

繰り返しになりますが、今回の電子帳簿保存法改正によって、電子帳簿・電子書類に関しては新たに義務化されたことはありません。したがって、会計ソフトもも現在使用しているもので、特に問題ありません。

ただし、印刷せずに電子保存するのならば、少なくとも「優良以外の電子帳簿」の要件を満たす必要があります。

もし不安ならば、従来どおり印刷して保存しておけば、問題ありません。

4-2．今後の電子化に備える

特に何もする必要ない、とは言ったものの、今後、あらゆる場面での電子化の流れは止まらないでしょう。

2023年度中、あるいは翌１月からなどといった期間中での義務化は一部に限られますが、それは言わば移行期間中の暫定措置とも言えます。今後さらに電子化への対応が強化され、義務化されることも増える可能性もあります。

法令で義務化はされていなくても、電子化やペーパーレス化は、業務の効率化が期待できることも確かです。同時に、それを使う現場の人間の慣れも必要です。

法令対応だけでなく、業務にとってプラスになるよう、今後の電子化に備えて、十分な検討と準備を進めていくことが大切だと思います。